Tugas
Kelompok 5
Disusun oleh:
1.
Afrika Nur
Dwiyana (29211497)
2.
Herti Diaana
Tambunan (23211355)
3.
Irene Aulia
Hermanto (23211676)
4.
Muhammad Handy (24211198)
5.
Putri Oktaviani
(25211658)
6.
Rendy Agus .I (25211957)
7.
Rizky Ilahi (26211345)
8.
Zsahra Meizhella
(27211735)
3EB15
Surat Menyurat
A. Pengertian
dan Fungsi Surat
Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Fungsi Surat :
- Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi
untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
- Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat
keputusan dan surat tugas.
- Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih
yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat
wakaf, atau pembagian warisan.
- Alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu
diperlukan serta
- Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan,
misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.
Jenis-jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat
digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat
yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik
tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga
surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau
pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun
jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga
surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang
dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang
berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan
kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat
dinas:
1.
Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
2.
Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
4.
Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
5.
Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
6.
Format surat tertentu
2.
Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat
Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos
adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah
diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat
Pos
Warkat pos
adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk
penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang
telah diberi izin.
c. Surat
Bersampul
Surat
bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat
terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
e. Memorandum
dan Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat
komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram
adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui
radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang
isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat
undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi
dan sebagainya.
3.
Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan
keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat
Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk
surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang
berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak
maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus
dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan
orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat
konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat
rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya
diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang
tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan
tentang karyawan yang korupsi.
4.
Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat
Sangat Segera atau Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan
sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada
kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya
karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan
tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya
mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu
tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan
dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa
atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan
yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya
kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang
dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat
Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima.
Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau
prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat
penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian
yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya
supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari
pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara
penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya
mahal.
B. Syarat-syarat
Surat Yang Baik
1. Surat
harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
·
penyusunan letak bagian-bagian
surat,
·
pengetikan yang benar, jelas,
bersih, dan rapi,
·
pemakaian kertas yang sesuai ukuran
: kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan
kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar
asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk
tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat
harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima
surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim
surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa
yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan
menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam
menyusun surat yang baik ialah :
1.
memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
2.
memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
3.
mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
4.
hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
C. Bahasa
Surat
1. Jelas
Jelas disini berarti:
tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat,
nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti:
isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng),
serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti:
menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4.
Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan
berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan
bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti:
Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan
berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita
jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga
enak dipandang dan dibaca.
D. Bagian-bagian
Surat
1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya
mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon,
teleks, faximile.
2)
Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi,
lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan
nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna
untuk:
a.
Memudahkan pengaturan, baik untuk
penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b.
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
c.Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d.Penunjukkan secara
akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian
nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan
tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan
nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah
kiri atas kertas untuk surat berperihal
b)Diletakkan dibawah
judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal
untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya
didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan
untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena
hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti
dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang
disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor
surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan
jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal
berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal
atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan
yang harus diperhatikan :
a.
Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali
untuk judul surat berjudul
b.
Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas
ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal
tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat
dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis
pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus
lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang
tertulis pada sampul.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna
untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang
tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan
untuk surat-surat yang berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan
yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian
pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian
Pembuka
Bagian pembuka berguna
sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan
disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan
inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian
Inti
Bagian inti surat
adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat
pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian
pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup
merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan
demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan
melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak
perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan
untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini
sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan
salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung
Jawab
Dalam korespondensi
Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat
itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu
didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu
diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama
penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain
dengan penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila
ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
E. Contoh-contoh
Surat
Jakarta, 23 Juli 2009
Kepada Yth,
Pimpinan
PT PLN Persero Jakarta
di-
tempat
Dengan
Hormat,
Saya
yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Dimas Prayudha
Tempat/Tgl.
Lahi : Jakarta / 24 April 1991
Agama : Islam
Pendidikan : S1
Alamat : Jl.Bumi Indah No 6, Jakarta
HP : 081234567890
Maka
dengan ini saya mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu agar sudi kiranya
menerima saya sebagai salah seorang karyawan pada perusahaan yang Bapak/Ibu
pimpin.
Sebagai
bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini turut saya lampirkan kelengkapan
administrasi sebagai berikut:
1.
Surat permohonan
2.
Foto copy Nem dan Ijazah terakhir
3.
Foto copy KTP
4.
Pas photo 3 x 4
5.
Sertifikat
Demikianlah
permohonan ini saya sampaikan dengan harapan semoga terkabul hendaknya. Atas perhatian
yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Dimas Prayudha , ST.)
Sumber:
